Przygotowanie materiałów na targi — checklistka dla wystawcy

Targi branżowe to jedno z nielicznych miejsc, gdzie można w kilka godzin porozmawiać z setkami potencjalnych klientów. Problem polega na tym, że większość wystawców przygotowuje materiały drukowane na ostatnią chwilę — i albo czegoś brakuje, albo jakość nie odpowiada randze wydarzenia. Poniżej znajdziesz sprawdzoną checklistę rozpisaną na tygodnie przed targami, żebyś mógł zaplanować produkcję bez stresu i nadpłacania za tryb ekspresowy.

4 tygodnie przed — elementy wielkogabarytowe

Na miesiąc przed targami należy zamówić wszystko, co wymaga dłuższego czasu produkcji i ma duży format. Roll-upy (standardowo 85×200 cm lub 100×200 cm) to absolutne minimum — powinny stać po obu stronach stoiska. Ścianka reklamowa (pop-up lub tekstylna, zwykle 3×2,5 m) stanowi tło stoiska i nadaje mu profesjonalny wygląd. Standy kartonowe i displaye produktowe wymagają projektowania konstrukcji, więc czas realizacji to często 10-14 dni roboczych. Na tym etapie warto też zamówić zadrukowany obrus na stolik (zwykle 150×250 cm z nadrukiem sublimacyjnym) i ewentualnie podświetlane kasetony, jeśli stoisko jest większe niż 9 m².

Materiały wielkogabarytowe drukuje się najczęściej na bawełnianej tkaninie (ścianki tekstylne), PVC (roll-upy) lub tekturze falistej z nadrukiem UV (standy). Każdy z tych nośników wymaga innej technologii, dlatego pliki trzeba przygotować z odpowiednim spadem (minimum 5 mm, dla ścianek nawet 30 mm) i rozdzielczością 150 dpi w skali 1:1.

2 tygodnie przed — materiały informacyjne

Dwa tygodnie to optymalny moment na zamówienie materiałów, które odwiedzający zabierają ze stoiska. Katalogi produktowe (format A4, 12-24 strony, oprawa zeszytowa) powinny zawierać aktualną ofertę — nie starszą niż kwartał. Teczki ofertowe (A4, z bigiem na grzbiet 5 mm) pozwalają złożyć zestaw materiałów dla poważniejszych rozmówców. Ulotki (DL lub A5, kreda 170 g/m², dwustronny kolor) to podstawowe narzędzie pierwszego kontaktu. Wizytówki — minimum po 100 sztuk na każdego przedstawiciela, drukowane na kartonie 350 g/m² z uszlachetnieniem (soft-touch lub lakier UV punktowy), bo wizytówka to jedyny materiał, który klient na pewno zabierze.

Dobrze sprawdzają się też cenniki w formie karty A5 (laminowane folią matową, żeby się nie niszczyły) oraz karty techniczne produktów, które handlowcy mogą dobierać do teczki w zależności od potrzeb rozmówcy.

1 tydzień przed — logistyka i identyfikacja

Na tydzień przed targami zamów elementy identyfikacyjne: identyfikatory (PVC z nadrukiem, 86×54 mm, z taśmą lub klipsem), smycze z nadrukiem (szerokość 15 lub 20 mm, sublimacja), naklejki na produkty i próbki. Warto też przygotować baner powitalny na ladę recepcyjną (jeśli stoisko ją ma) oraz naklejki podłogowe kierujące do stoiska, jeśli regulamin targów na to pozwala.

Na tym etapie sprawdź też transport — roll-upy mają własne tuby, ale ścianki i standy wymagają dedykowanych walizek transportowych. Katalogi i ulotki zapakuj w kartony po 500 sztuk z opisem zawartości, żeby na miejscu nie szukać odpowiednich materiałów.

Ilości — reguła podwójnego zapasu

Podstawowa zasada: zamów dwa razy więcej niż myślisz, że potrzebujesz. Na jednodniowe targi z 500 odwiedzającymi potrzebujesz minimum 400 ulotek (nie każdy weźmie, ale stos musi wyglądać na pełny przez cały dzień), 200 katalogów, 50 teczek ofertowych i 150 wizytówek na osobę. Przy dwudniowym evencie mnóż razy dwa. Nadmiar materiałów przyda się na spotkania z klientami po targach — nie będziesz ich drukował ponownie.

Koszt dodruku w trybie ekspresowym jest 30-50% wyższy niż w standardowym terminie. Planując z wyprzedzeniem, nie tylko oszczędzasz pieniądze, ale też masz czas na korektę błędów — literówkę w katalogu lepiej wychwycić dwa tygodnie przed targami niż dzień przed wyjazdem.